ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีอะไรบ้าง ลูกค้าอ่านแล้วตัดสินใจง่าย
ใบเสนอราคาเป็นเอกสารแรกที่ลูกค้าเห็นก่อนตัดสินใจจ้างหรือซื้อ ใบที่ข้อมูลครบ อ่านง่าย และบอกเงื่อนไขชัด ช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจเร็วขึ้น และลดการต่อรองหรือเข้าใจผิดภายหลัง บทความนี้สรุปสิ่งที่ใบเสนอราคาควรมี ใช้ได้ทั้งร้านค้า ช่าง ผู้รับเหมา ฟรีแลนซ์ และธุรกิจขายส่ง
ในบทความนี้: 8 สิ่งที่ต้องมี · อะไรทำให้ลูกค้าลังเล · ลูกค้าตกลงแล้วทำอะไรต่อ · ความเข้าใจผิด · คำถามที่พบบ่อย
8 สิ่งที่ใบเสนอราคาต้องมี
- ข้อมูลร้านหรือบริษัท ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี) ใส่โลโก้ด้วยจะดูเป็นมืออาชีพขึ้นมาก
- ข้อมูลลูกค้า ชื่อบุคคลหรือบริษัท ที่อยู่ และชื่อผู้ติดต่อ ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทให้ใช้ชื่อตามที่จดทะเบียน
- เลขที่ใบเสนอราคาและวันที่ เวลาลูกค้าโทรกลับมาจะอ้างอิงได้ทันที และต่อไปใช้อ้างในใบแจ้งหนี้ได้
- รายการสินค้าหรือบริการ เขียนให้คนนอกอ่านแล้วเข้าใจ ระบุรุ่น ขนาด สี หรือขอบเขตงาน พร้อมจำนวนและหน่วย เช่น ชิ้น ชุด ตารางเมตร เหมา
- ราคาต่อหน่วยและราคารวมแยกบรรทัด ลูกค้าเห็นว่าแต่ละรายการราคาเท่าไร เทียบกับร้านอื่นได้ง่าย
- บอกให้ชัดว่ารวม VAT หรือยัง ร้านที่จด VAT แสดงมูลค่าก่อน VAT, VAT 7% และยอดรวม ส่วนร้านที่ยังไม่จดเขียนว่าเป็นราคาสุทธิ
- วันยืนราคาและเงื่อนไข เช่น ยืนราคา 15 วัน มัดจำ 50% ก่อนเริ่มงาน ส่งของภายใน 7 วันหลังยืนยัน รับประกันกี่เดือน
- ช่องลงชื่ออนุมัติ ทั้งฝั่งผู้เสนอราคาและลูกค้า เมื่อลูกค้าเซ็นกลับมา ใช้เป็นหลักฐานว่าตกลงตามนี้
อะไรทำให้ลูกค้าลังเล
- รายการกว้างเกินไป เช่น "งานติดตั้ง 1 งาน 25,000 บาท" ลูกค้าไม่รู้ว่าได้อะไรบ้าง จึงมักขอต่อราคา
- ไม่บอกเรื่อง VAT ลูกค้าบริษัทเห็นยอดแล้วไม่แน่ใจว่าต้องบวกเพิ่มอีก 7% หรือเปล่า
- ไม่มีวันยืนราคา ลูกค้ากลับมาอีก 3 เดือนแล้วขอราคาเดิม ทั้งที่ต้นทุนเปลี่ยนไปแล้ว
- เงื่อนไขชำระเงินไม่ชัด ไม่รู้ว่าต้องจ่ายมัดจำเท่าไร จ่ายส่วนที่เหลือเมื่อไร
- หน้าตาไม่เป็นทางการ พิมพ์ในแชทหรือเขียนมือ ลูกค้าบริษัทเอาไปเสนอหัวหน้าอนุมัติไม่ได้
ลูกค้าตกลงแล้ว ทำอะไรต่อ
ลำดับเอกสารที่พบบ่อยหลังลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคา:
| ขั้นตอน | เอกสาร |
|---|---|
| ลูกค้ายืนยัน | ใบเสนอราคาที่ลูกค้าเซ็นอนุมัติ หรือใบสั่งซื้อจากลูกค้า |
| รับมัดจำ (ถ้ามี) | ใบรับเงินมัดจำ |
| ส่งของหรือส่งงาน | ใบส่งของ |
| เรียกเก็บเงิน | ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล (อ้างเลขที่ใบเสนอราคา) |
| ได้รับเงิน | ใบเสร็จรับเงิน (ร้านที่จด VAT ออกใบกำกับภาษีด้วย) |
อ่านต่อ: ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิลต่างกันยังไง
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย
❌ "ส่งราคาในแชทก็พอ ไม่ต้องทำใบเสนอราคา"
✅ ข้อความในแชทหายง่ายและไม่มีรายละเอียดเงื่อนไข ลูกค้าบริษัทส่วนใหญ่ต้องใช้ใบเสนอราคาเป็นเอกสารเพื่อขออนุมัติภายใน
❌ "ใบเสนอราคาเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว"
✅ ใบเสนอราคาเป็นแค่ข้อเสนอราคา เมื่อได้รับเงินต้องออกใบเสร็จรับเงินแยกต่างหาก
คำถามที่พบบ่อย
ใบเสนอราคามีผลทางกฎหมายไหม
ใบเสนอราคาเป็นข้อเสนอของผู้ขาย เมื่อลูกค้าเซ็นอนุมัติหรือออกใบสั่งซื้อตอบกลับ ใช้เป็นหลักฐานว่าทั้งสองฝ่ายตกลงราคาและเงื่อนไขกันแล้ว งานมูลค่าสูงควรทำสัญญาแยกเพิ่ม
ควรยืนราคากี่วัน
ไม่มีกฎตายตัว ร้านทั่วไปนิยม 7–30 วัน สินค้าที่ราคาขึ้นลงบ่อย เช่น วัสดุก่อสร้าง ควรยืนราคาสั้นลง
ร้านที่ยังไม่จด VAT ต้องเขียนเรื่อง VAT ไหม
ไม่ต้องคิด VAT และห้ามเรียกเก็บ VAT แต่ควรเขียนให้ชัดว่า "ราคานี้เป็นราคาสุทธิ" ลูกค้าบริษัทจะได้ไม่เข้าใจผิด
ลูกค้าขอแก้ราคาหลังส่งใบเสนอราคาไปแล้ว ทำยังไง
ออกใบเสนอราคาฉบับใหม่ ใช้เลขที่ใหม่หรือเติม "แก้ไขครั้งที่ 1" ไม่ควรแก้ไฟล์เดิมทับ จะได้ย้อนดูได้ว่าเคยเสนอราคาอะไรไปบ้าง
บทความที่เกี่ยวข้อง
- 📄 ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร ใช้ตอนไหน
- 📄 ใบเสนอราคางานซ่อม แยกค่าอะไหล่กับค่าแรงยังไง ลูกค้าไม่ต่อราคา
- 📄 5 จุดที่ทำให้เอกสารร้านดูไม่น่าเชื่อถือ แก้ได้ใน 5 นาที
- 📄 แบ่งงวดงานและวางบิลแต่ละงวด ทำยังไงไม่ให้เงินค้าง