บทความ · อัปเดต 26 ตุลาคม 2569

5 จุดที่ทำให้เอกสารร้านดูไม่น่าเชื่อถือ แก้ได้ใน 5 นาที

ลูกค้าไม่ได้ดูแค่ยอดเงินในเอกสาร หลายคนดูความเรียบร้อยด้วย โดยเฉพาะลูกค้าบริษัทที่ต้องเอาเอกสารไปเบิกหรือส่งบัญชี ถ้ามีจุดผิดเล็กๆ ลูกค้าอาจขอให้ออกใหม่ หรือรู้สึกว่าร้านไม่เป็นมืออาชีพ ข่าวดีคือ 5 จุดนี้แก้ได้ภายในไม่กี่นาที

ในบทความนี้: 5 จุดที่พบบ่อย · ตั้งค่าครั้งเดียวใช้ได้ตลอด · เช็กลิสต์ก่อนส่ง · คำถามที่พบบ่อย

5 จุดที่ทำให้เอกสารดูไม่น่าเชื่อถือ

1. ชื่อร้านและที่อยู่ไม่เหมือนกันแต่ละใบ

ใบหนึ่งใช้ชื่อเพจ อีกใบใช้ชื่อตามทะเบียน หรือที่อยู่เขียนย่อบ้างเต็มบ้าง ลูกค้าบริษัทที่ต้องลงบัญชีอาจถามกลับว่าเป็นร้านเดียวกันไหม ควรใช้ชื่อและที่อยู่ชุดเดียวกันทุกใบ ถ้าจดทะเบียนพาณิชย์หรือจด VAT ไว้ ให้ใช้ตามที่จด

2. ไม่มีเบอร์โทรหรือช่องทางติดต่อ

ลูกค้าที่ถือเอกสารอยู่ควรติดต่อร้านได้ทันที ใส่อย่างน้อยเบอร์โทร และเพิ่ม LINE หรืออีเมลได้ถ้ามี

3. เลขที่เอกสารซ้ำหรือกระโดด

เลขที่เอกสารช่วยให้ทั้งร้านและลูกค้าอ้างอิงตรงกัน ถ้าซ้ำกันสองใบ หรือกระโดดจาก 0005 ไป 0012 จะดูไม่มีระบบ ควรรันเลขต่อเนื่องแยกตามประเภทเอกสาร เช่น ใบเสนอราคา QT ใบเสร็จ RE

4. วันที่ผิดหรือเว้นว่าง

พบบ่อยตอนคัดลอกเอกสารเก่ามาแก้ แล้วลืมเปลี่ยนวันที่ หรือใช้ปี ค.ศ. กับ พ.ศ. ปนกัน ตรวจวันที่ทุกครั้งก่อนส่ง

5. ไม่มีลายเซ็นผู้รับเงินหรือผู้ออกเอกสาร

ใบเสร็จรับเงินควรมีลายมือชื่อผู้รับเงิน ใบเสนอราคาควรมีชื่อผู้เสนอราคา ถ้าส่งเป็นไฟล์ ใส่ลายเซ็นแบบรูปภาพได้

ตั้งค่าครั้งเดียว ใช้ได้ทุกใบ

• บันทึกข้อมูลร้าน โลโก้ และลายเซ็นไว้เป็นค่าเริ่มต้น ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
• ใช้ระบบที่รันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ ลดโอกาสซ้ำ
• บันทึกรายชื่อลูกค้าประจำไว้ เลือกจากรายชื่อแทนการพิมพ์ใหม่ ชื่อจะสะกดตรงทุกครั้ง

เช็กลิสต์ 10 วินาทีก่อนกดส่ง

• ชื่อลูกค้าสะกดถูก และตรงกับที่ลูกค้าต้องการ
• วันที่เป็นวันนี้ หรือวันที่ตกลงกันไว้
• ยอดรวมตรงกับที่คุยกัน และบอกชัดว่ารวม VAT หรือยัง
• มีลายเซ็นหรือชื่อผู้ออกเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• 📄 ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีอะไรบ้าง ลูกค้าอ่านแล้วตัดสินใจง่าย
• 📄 ใบเสร็จรับเงิน กับ บิลเงินสด ต่างกันอย่างไร ร้านเล็กควรใช้แบบไหน
• 📄 ส่งใบเสร็จให้ลูกค้าออนไลน์อย่างไร ส่ง PDF ทาง LINE ได้ไหม
• 📄 ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีอะไรบ้าง ครบ 8 รายการตามกฎหมาย

ตั้งค่าหัวเอกสารร้านฟรี →