แบ่งงวดงานและวางบิลแต่ละงวด ทำยังไงไม่ให้เงินค้าง
งานที่ใช้เวลาหลายวันหรือหลายเดือน เช่น งานรับเหมา งานตกแต่ง งานออกแบบ หรือโปรเจกต์ฟรีแลนซ์ ไม่ควรรอเก็บเงินครั้งเดียวตอนจบ การแบ่งงวดช่วยให้มีเงินหมุนซื้อวัสดุและจ่ายค่าแรง และลดความเสี่ยงที่ลูกค้าจะค้างจ่ายทั้งก้อน
ในบทความนี้: แบ่งงวดยังไง · ตัวอย่าง · เอกสารแต่ละงวด · ติดตามเงินไม่ให้ค้าง · คำถามที่พบบ่อย
หลักการแบ่งงวด
- ผูกงวดกับผลงานที่ตรวจได้ เช่น "ปูกระเบื้องห้องน้ำเสร็จ" ดีกว่า "สัปดาห์ที่ 2" ลูกค้าจะรู้ว่าต้องจ่ายเมื่อเห็นงานอะไร
- งวดแรกครอบคลุมค่าวัสดุ ถ้าต้องซื้อของก่อน ร้านจะไม่ต้องสำรองเงินตัวเองมาก
- งวดสุดท้ายไม่ควรใหญ่เกินไป ถ้างวดสุดท้ายเป็นเงินก้อนใหญ่ ลูกค้าจะใช้เป็นข้อต่อรองได้ง่าย
- เขียนทุกอย่างไว้ในใบเสนอราคา และให้ลูกค้าเซ็นอนุมัติ อ่านต่อ: ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีอะไรบ้าง
ตัวอย่างงานรีโนเวทห้องน้ำ 100,000 บาท
| งวด | เงื่อนไข | % | ยอด |
|---|---|---|---|
| 1 | เซ็นยืนยันใบเสนอราคา (มัดจำค่าวัสดุ) | 40% | 40,000 |
| 2 | รื้อถอน เดินท่อ กันซึมเสร็จ | 30% | 30,000 |
| 3 | ปูกระเบื้อง ติดตั้งสุขภัณฑ์เสร็จ | 20% | 20,000 |
| 4 | ส่งมอบงาน ลูกค้าตรวจรับ | 10% | 10,000 |
สัดส่วนในตารางเป็นตัวอย่าง ปรับตามลักษณะงานจริง
เอกสารที่ใช้ในแต่ละงวด
- ใบรับเงินมัดจำ เมื่อรับเงินงวดแรก
- หลักฐานส่งมอบงานงวด รูปถ่าย หรือใบส่งมอบงานที่ลูกค้าเซ็นรับ
- ใบแจ้งหนี้ ระบุ "งวดที่ 2 จาก 4" และอ้างเลขที่ใบเสนอราคา ถ้าลูกค้าบริษัทมีรอบรับวางบิล ใช้ใบวางบิลรวมยื่นตามรอบ
- ใบเสร็จรับเงิน ทุกครั้งที่ได้รับเงิน (ร้านที่จด VAT ออกใบกำกับภาษีด้วย)
อ่านต่อ: ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิลต่างกันยังไง
ติดตามเงินไม่ให้ค้าง
- ทำตารางง่ายๆ: งวด · ยอด · วันส่งเอกสาร · วันครบกำหนด · ได้รับเงินแล้วหรือยัง
- ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ส่งงานงวดนั้น อย่ารอรวบหลายงวด
- ถามลูกค้าบริษัทล่วงหน้าว่ารับวางบิลวันไหน จ่ายเงินรอบไหน แล้ววางแผนส่งเอกสารให้ทันรอบ
- ถ้ายังไม่ได้รับเงินในงวดก่อนหน้า พิจารณาก่อนเริ่มงานงวดถัดไป
คำถามที่พบบ่อย
ควรแบ่งกี่งวด
ขึ้นกับขนาดงาน งานเล็กมัก 2 งวด (มัดจำและส่วนที่เหลือ) งานกลางถึงใหญ่ 3–5 งวด ผูกแต่ละงวดกับผลงานที่ตรวจได้ ไม่ใช่แค่วันที่
มัดจำควรเรียกกี่เปอร์เซ็นต์
ไม่มีกฎกำหนด หลายธุรกิจใช้ 30–50% โดยเฉพาะงานที่ต้องซื้อวัสดุก่อน ควรเขียนไว้ในใบเสนอราคาและให้ลูกค้าเซ็นยืนยัน
ลูกค้าไม่ตรวจรับงานสักที ทำยังไง
ส่งหนังสือหรือข้อความแจ้งส่งมอบงานงวดนั้นพร้อมรูปถ่าย ระบุวันที่ส่ง และขอให้ลูกค้าตรวจภายในกี่วัน ควรเขียนเงื่อนไขนี้ไว้ตั้งแต่ใบเสนอราคา
รับเงินงวดแล้ว ต้องออกใบเสร็จทุกงวดไหม
ควรออกทุกงวดที่ได้รับเงิน ร้านที่จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีตามจังหวะที่กฎหมายกำหนดสำหรับงานบริการหรือการขาย ถ้าไม่แน่ใจควรถามผู้ทำบัญชี
บทความที่เกี่ยวข้อง
- 📄 ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร ใช้ตอนไหน
- 📄 ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีอะไรบ้าง ลูกค้าอ่านแล้วตัดสินใจง่าย
- 📄 ใบเสนอราคางานซ่อม แยกค่าอะไหล่กับค่าแรงยังไง ลูกค้าไม่ต่อราคา
- 📄 หัก ณ ที่จ่าย 3% คิดจากยอดไหน เข้าใจง่ายสำหรับคนออกบิล